Sprawdź jak zaoszczędzić swój czas w pracy!

Zebrania i narady. Tygodniowe, miesięczne, kwartalne. Spotkania działów i segmentów. Planowe burze mózgów. Ankiety w intranecie i delegacje do rozliczenia. I jeszcze e-maile. Tysiące e-maili, na które musisz odpisać. A przecież, do cholery, trzeba jeszcze naprawdę popracować! Oto konkretne porady, jak możesz zaoszczędzić czas w firmie, żebyś nie żył w ciągłym stresie i niedoczasie.
1 Czasem warto zastanowić się, dlaczego odszedł twój poprzednik Czasem warto zastanowić się, dlaczego odszedł twój poprzednik Fot. Mateusz Skwarczek / Agencja Gazeta

Zacznijmy od tego, że...

...pisanie tego tekstu zajęło tydzień. To znaczy nie samo pisanie: pisania było w tym wszystkim kilka godzin. Ale przez tydzień plik wisiał otwarty jak wyrzut sumienia na pulpicie, podczas gdy tysiące innych rzeczy domagały się uwagi. Poprawki do poprzedniego projektu. Sprzątanie biurka. Polowanie w internecie na prezenty dla rodziny. Facebook. Tak, strasznie dużo Facebooka.

Ostatecznie pomogło dopiero kompletne odizolowanie się w gabinecie, zamknięcie na klucz, odinstalowanie z laptopa wszystkiego z "saperem" włącznie. I wyłączenie internetu.

Szkoda, że nie zawsze mamy taką możliwość. Współczesny świat domaga się od pracownika - i pracodawcy - efektywności godnej robota, a jednocześnie złośliwie zasypuje nas dziesiątkami komunikatów odwracających naszą uwagę od zasadniczego problemu. Na każdy nieprzekraczalny deadline przypada dziesięć urządzeń, które domagają się - natychmiast! - sprawdzenia najnowszej, pilnej wiadomości, która zwykle okazuje się propozycją wejścia w podejrzany biznes z bliżej nieznanym Nigeryjczykiem albo - w najlepszym przypadku - e-mailem "do wszystkich" z pogróżkami pod adresem kogoś, kto pożyczył sobie z firmowej kuchni cudzy kubek.

A teraz do konkretów: co zrobić, jeśli dopiero wspinasz się po korporacyjnej drabinie, ale wciąż ktoś przeszkadza?

Zobacz też: bestsellerowy poradnik "4-godzinny czas pracy" >>

2 Praca Praca Fot. Shutterstock

Problem: co chwila dostajesz smsy

Nie musisz automatycznie sprawdzać wszystkiego, co brzęczy, piszczy czy domaga się uwagi. Większość smartfonów ma funkcję, która pozwala blokować wszystkie bądź część wiadomości w określonych godzinach. Użyj jej.

3 Praca Praca Fot. Shutterstock

Problem: przytłoczony hałdą deadlinów

Zbuduj sobie hierarchię priorytetów. Dziennych, tygodniowych i miesięcznych. Ustal, które zadania są pilniejsze, które mogą chwilę poczekać. W miarę możliwości w pracy rozwiązuj problemy od góry do dołu albo zacznij od najmniej przyjemnego zadania, żeby nie wisiało nad tobą jak chmura gradowa. Dawaj sobie nagrody za każdy odhaczony problem.

4 Praca Praca Fot. Shutterstock

Problem: ktoś ciągle czegoś chce

Daj jasny sygnał, żeby nikt ci nie przeszkadzał. Nawet jeśli tym sygnałem ma być tabliczka "nie przeszkadzać". Załóż słuchawki. Na twarzy miej coś, co Amerykanie z gracją nazywają "bitchface". Pokaż, że nie masz ochoty na pogaduchy. Ale bądź grzeczny, nie gryź, jeśli ktoś zignoruje sygnały. Po prostu następnym razem postaraj się dawać wyraźniejsze.

5 Praca Praca Fot. Shutterstock

Problem: czujesz, że bezmyślnie gapisz się w ekran od pół godziny

Nic na siłę, czasami po prostu nie idzie. Nie samą pracą żyje człowiek. Zaplanuj sobie w ciągu dnia regularne przerwy na zabawę z jasno określonymi granicami czasowymi. Odpal Facebooka, dwa filmy na YouTube, przejdź się, pogadaj z kumplami, ale ustaw alarm w komórce, który da ci jasno znać, kiedy czas wracać do pracy. W ten sposób odświeżysz mózg, ale jednocześnie nie odpłyniesz na dobre.

6 Praca Praca Fot. Shutterstock

Problem: Inbox przepełniony jak szafa w akademiku.

Przeciętny brytyjski pracownik na odpisywanie na e-maile poświęca 36 dni w roku. Nie staraj się na bieżąco "wisieć" na poczcie. To strata czasu, a do tego wytrąci cię to z rytmu pracy. Zamiast tego wyznacz sobie konkretne bloki, w których będziesz sprawdzał i odpowiadał na wiadomości. Powiedzmy 10 minut raz na dwie godziny.

7 Praca Praca Fot. Shutterstock

Problem: pogaduchy z kolegami zjadają czas

Jeśli czujesz, że każde zawodowe pytanie zmienia się w 15-minutową sesję plotkowania, może spróbuj zamiast tego kontaktować się telefonicznie, e-mailowo czy przez jakiś komunikator internetowy. W ten
sposób może być łatwiej uzyskać konkretne informacje bez zbytniego zbaczania z tematów.

8 Zmęczenie Zmęczenie Fot. Shutterstock

10 morderców efektywności w pracy

Według sondażu przeprowadzonego na zlecenie portalu CareerBuilder nic nie kradnie w pracy czasu jak:

17% hałaśliwi współpracownicy
26% zebrania
27% przerwy na papierosa czy przekąski
27% wpadający pogadać koledzy
31% e-maile
36% media społecznościowe
37% plotki
44% internet
52% komórki i SMS-y

9 Nowa nadzieja Nowa nadzieja Fot. Shutterstock

Jak zorganizować sobie tydzień pracy

Nie wszystkie dni tygodnia są sobie równe. Jeśli chcesz, żeby twoja praca przynosiła efekty bez harówy, zastanów się, czy możesz w swojej robocie ustawić sobie harmonogram tak, żeby "dociskać" wtedy, kiedy faktycznie przyniesie to rezultaty. Jeremiah Dillon, szef marketingu produktów Google, rozesłał do swoich współpracowników e-maila, opartego na badaniach McGill University, tłumaczącego, które dni tygodnia są od czego.

10 Praca Praca Fot. studiostoks / shutterstock

Dość tego!

Jeśli świat rzuca twojej produktywności kłody pod nogi, musisz nauczyć się nad nimi przeskakiwać. I oszczędzać swój własny czas, bo przecież jest dla ciebie chyba sporo warty. A zanim powiesz: "wszystko mi jedno, ja przychodzę tutaj tylko po pensję" - nie chcesz, tak po ludzku, mieć wszystkiego zrobionego wcześniej i więcej wolnego dla samego siebie?

Pytanie: "co się w zasadzie stało z całym dniem", zadają sobie pracownicy - i szefowie - na całym świecie. Przychodzisz do roboty - często pełnen dobrych chęci - i wychodzisz 8 czy 10 godzin później z poczuciem, że co prawda strasznie dużo się działo i jesteś potwornie zmęczony, ale w zasadzie nie jesteś w stanie odpowiedzieć na pytanie: "co udało się zrobić".

To także pytanie, na które starają się sobie odpowiedzieć naukowcy badający naszą psychikę, fizjologię czy funkcjonowanie firm. Bo marnotrawienie czasu to nie tylko problem twój i twojego szefa - samo niepotrzebne sprawdzanie morza przychodzących e-maili kosztuje amerykańskie firmy pół miliarda dolarów rocznie.

"Często niełatwo jest jasno powiedzieć, co powoduje spadek produktywności", pisze Lisa Ross, wiceprezes ds. HR portalu AskCom. "Czasami winne jest coś, czego zupełnie byśmy o to nie podejrzewali. Próbujemy stworzyć w pracy środowisko, do którego ludzie przychodzą z entuzjazmem, ale czasami przypadkowo tworzymy bariery, które przeszkadzają im w pracy".
Portal zlecił badania, które miały wskazać, co najbardziej przeszkadza w pracy Amerykanom. I wyniki faktycznie były zaskakujące. Wbrew powszechnemu przekonaniu sami pracownicy - (67% z nich) uznało, że telepraca zupełnie nie pozwala im się skupić: pracując w domu, mają wokół siebie zbyt wiele pokus i nie mogą skoncentrować się na tym, co powinni robić. I, co znów może zaskakiwać w sytuacji, gdy firmy ścigają się w budowaniu - wzorem firm z Doliny Krzemowej - pokojów socjalnych, które bardziej przypominają salony gier ze stołami do ping-ponga, piłkarzykami i innymi atrakcjami które mającymi tworzyć atmosferę uniwersyteckiego kampusu i zachęcać do wspólnego spędzania czasu przez zespół: 86% badanych uznało, że do skutecznej pracy potrzebują... samotności.

Na szczęście nasz mózg można dość łatwo oszukać. Sam jesteś w stanie zbudować sobie warunki pomagające się skupić w pracy. I to wcale nie jest trudne, bez względu na to, czy jesteś szefem, czy zwykłym pracownikiem.

Zacznij od ustalenia, co tak naprawdę zżera twój czas. Ile minut poświęcasz na e-maile, ile na rozmowy telefoniczne, ile na zebrania. Co z tego faktycznie przybliża cię do celu, a co jest hałasem, który cię tylko rozprasza?

Taka diagnoza pomoże potem pozbyć się tych elementów, które tylko przeszkadzają. Albo, jeśli nie chcesz bądź nie możesz całkiem ich wyeliminować - umówmy się, nie jest dramatem, jeśli zerkniesz na Facebooka czy Twittera raz na godzinę czy dwie - naucz się nimi po prostu zarządzać.

Zobacz też: bestsellerowy poradnik "4-godzinny czas pracy" >>

11 Praca Praca Fot. Shutterstock

Rady dla menadżera

PROBLEM: Nie wiesz, w co włożyć ręce
Słyszałeś o czymś takim, jak przekazywanie obowiązków? Jesteś menedżerem. Masz zarządzać, a nie rozwiązywać problemy. Jeśli próbujesz zarządzać w skali mikro każdą dokręcaną śrubką, to tracisz swój czas i przeszkadzasz w pracy pracownikom: słowem osiągasz dokładnie przeciwny rezultat.

PROBLEM: Rozpraszasz pracowników
Badania wykazały, że pracownicy stają się mniej produktywni, jeśli siedzą... za blisko przełożonego. 38% badanych pracowników przyznało, że woli dostać więcej pracy, dojeżdżać dłużej, niż siedzieć obok przełożonego. Pańskie oko konia tuczy, ale w miarę możliwości daj swoim pracownikom trochę przestrzeni. Już w podstawówce nie lubiłeś, jak nauczyciel zaglądał ci przez ramię do zeszytu, prawda?

PROBLEM: Spotkania z klientami pochłaniają czas
Czasami nie da się tego uniknąć, w końcu masz być twarzą firmy. Ale badania Michaela Blandinga z Harvard Business School wykazały, że czas, który szefowie poświęcają na spotkania z ludźmi spoza firmy, jest z perspektywy ich własnego biznesu niemal bezproduktywny. A raczej - w żaden dający się zarejestrować sposób nie wpływa na efektywność całej organizacji. Staraj się więc oddelegowywać na takie spotkania innych, a sam skup się na kontaktach wewnątrz firmy. Z tych samych badań wynika, że im więcej czasu szef poświęca na kontakty wewnątrz firmy, tym lepiej jej idzie.

PROBLEM: Zebrania, zebrania, zebrania
Czasami - zło konieczne. Ale zbyt często zmieniają się w parodię samych siebie, w godzinne albo wielogodzinne, bicie piany, z którego nic nie wynika.

Zadaj sobie pytanie: czy na tym zebraniu możemy osiągnąć coś, czego nie osiągnąłby zwykły e-mail? Jeśli nie, po prostu roześlij notatkę, szanuj czas swój i kolegów. Są też inne patenty: na przykład zebrania na stojąco, wymuszające szybkie, zwarte komunikaty. Nikt nie będzie stał przez dwie godziny. Zebrania są niezastąpione, gdy musicie wspólnie wymyślić jakieś rozwiązanie. W innych przypadkach zastanów się dobrze, zanim jakieś zwołasz. Nie zapraszaj też ludzi, których obecność na zebraniu nie jest absolutnie niezbędna: im więcej uczestników, tym dłuższe i bardziej bezproduktywne zebranie. Są firmy, w których zebrania są zawsze, z definicji, opcjonalne i to obowiązkiem zapraszającego na zebranie jest wytłumaczenie zapraszanemu, dlaczego powinien się pojawić i jak to zebranie może poprawić jego własną efektywność.

PROBLEM: W pracy huczy jak w ulu, ciężko się skupić
Postaraj się zorganizować sobie i swoim ludziom jakiś cichy kąt, gdzie można posiedzieć choćby chwilę w samotności i pomyśleć. Wbrew modzie na open space i team building, równie ważne jest to, żeby dać pracownikowi trochę prywatnej przestrzeni. Zwłaszcza tam, gdzie liczy się precyzja i/lub kreatywność.

12 Praca Praca Fot. Shutterstock

Do roboty!

Przede wszystkim, czy jesteś szefem czy pracownikiem pamiętaj: więcej nie znaczy lepiej. Liczy się to, co uda ci się zrobić, a nie ile dupogodzin spędziłeś w pracy. Ty albo twój pracownik. Kult nadgodzin to droga donikąd. Badania wykazały, że praca ponad 40 godzin tygodniowo w dłuższym terminie przynosi gorsze rezultaty, Przez chwilę produktywność rośnie - według Business Roundtable, 50% przyrost czasu spędzonego w pracy skutkuje 25 wzrostem efektywności. Ale już po 8 tygodniach, mimo drastycznie dłuższego czasu spędzanego w pracy, efektywność pracownika spada poniżej poziomu który osiągał pracując normalnie, przez przysłowiowe 8 godzin 5 razy w tygodniu. Przemęczony pracownik pracuje wolniej i robi błędy, które kosztują firmę konkretne pieniądze. Mimo to presja otoczenia jest czasami tak silna, że w badaniu przeprowadzonym wśród konsultantów zarządzania w USA, 35% z nich przyznało, że udają, że pracują 80 godzin tygodniowo.

Więc nie obijaj się, planuj, pracuj efektywnie, ale szanuj swój czas. Nikt inny go szanował nie będzie.