Do kiedy wysyłać zaproszenia na ślub i wesele?

Na ile dni przed weselem powinno się rozsyłać zaproszenia? Czy potem czekać, aż goście potwierdzą, czy samemu do nich dzwonić i dopytać? I w końcu listę rezerwowa, czyli osoby, które chcecie zaprosić, jeśli ktoś z pierwszej listy odmówi. Jak to rozwiązać, aby osoby z drugiej listy nie poczuły, że zapraszacie je w ostatniej chwili?

Odpowiada Adam Jarczyński, dyrektor generalny Polskiej Akademii Protokołu i Etykiety:

Wesele jest wyjątkowym wydarzeniem, a więc będą tu obowiązywały – nie, wcale nie wyjątkowe; powiedziałbym nawet zwyczajne, ale niestety często nieprzestrzegane (a szalenie ważne) – zasady. Zasady, które żywcem możemy zaczerpnąć z dyplomacji albo biznesu na poziomie CEO. Gdy odpowiadam za protokół dyplomatyczny podczas różnych wydarzeń, wiem, że im ktoś zajmuje wyższe miejsce w hierarchii (myślę tu o gościach), tym wcześniej muszę wysłać zaproszenie, by VIP miał możliwość „wcisnąć” mój termin do swojego kalendarza, nawet jeżeli wydarzenie, przy którym
ja pracuję, ma wysoką rangę.


Niestety – i to jest przykre – im wyżej ktoś w hierarchii, tym trudniej będzie otrzymać informację zwrotną (czy nas zaszczyci, czy nie), co, jak niedawno opisywałem na zacnych łamach „Logo”, jest zachowaniem odległym od elegancji. Wprawdzie nie zawsze przyjdzie nam zapraszać koronowane głowy, prezydentów i szefowe rządów na wesele, ale im szybciej to zrobimy, tym zaproszeni będą mieli większy komfort planowania swoich poczynań w ważnym dla nas okresie – czyli zdecydowanie myślę tu o miesiącach, a nie o dniach.


Tym bardziej jest to ważne, że często wesela organizowane są okresie wakacyjno-urlopowym, a wyjazdy też planuje się z wyprzedzeniem (kiedyś było modne last minute, a dziś first minute, co nie ułatwia).
Z dopytywaniem wstrzymałbym się do daty wskazanej na zaproszeniu, którą gorąco polecam zawrzeć, a później, cóż – biznesowo ujmując – zaczyna się „obdzwonka”. Bo to w sumie w pańskim interesie jest, by nie czekać do ostatniej chwili z zamówieniem restauracji i całą towarzyszącą logistyką, która pochłania zasoby nie tylko czasowe, ale też finansowe.


Szybkie rozeznanie się w temacie (kto pojawi się na przyjęciu, a kto nie) pozwoli na taktowne uruchomienie listy rezerwowej, która jest jak najbardziej naturalnym elementem poważnych przyjęć. Aby nikt nie poczuł, że nie został potraktowany priorytetowo, a w najgorszym wypadku, że nastąpiło przypadkowe pominięcie w ferworze zmiany stanu cywilnego, trzeba uruchomić procedurę zaproszenia jak najszybciej.
Miesiąc przed zdecydowanie odpada.

Więcej o: