Internetowy savoir-vivre. Jak pisać maile?

01.12.2017 15:06
Dostajesz tonę e-maili? Masz wrażenie, że dni mijają ci na korespondencji? Podpowiadamy, jak przejąć kontrolę nad wiadomościami. Poznaj narzędzia i techniki, dzięki którym sprawniej będziesz zarządzał pocztą elektroniczną i znajdziesz czas na piwo wieczorem.

Najważniejsza lekcja z zarządzania pocztą brzmi: "sprawdzaj skrzynkę nie więcej niż trzy, cztery razy dziennie". Serio, tak radzi Kevin Kruse, autor książki "15 tajemnic zarządzania czasem". Oczywiście, są wyjątki od reguły - w zależności od tego, jaką pracę wykonujesz, mogą to być różne pory. Wyznacz odpowiednie bloki czasowe - i trzymaj się ich. Przykładowo: możesz sprawdzać pocztę o 9:30, 11:30, 14:00 i 16:30. Na odświeżaniu skrzynki na bieżąco cierpi twoja produktywność - tracisz uwagę i energię.

Pamiętaj, że wciąż będzie więcej e-maili do napisania, więcej raportów do przeczytania, więcej telefonów do wykonania czy więcej spotkań do odbycia. Nie miej wyrzutów  sumienia i weź sobie do serca słowa Andy'ego Grove'a, nieżyjącego już współzałożyciela firmy Intel: "Mój dzień pracy kończy się wtedy, gdy jestem zmęczony i gotowy, by wrócić do domu, a nie wtedy, gdy uważam, że zrobiłem wszystko".

"Dotknij tego tylko raz" - to inna mądrość Kruse'a. Jeśli już jesteś w trybie sprawdzania poczty i widzisz, że odpowiedź zajmie ci nie więcej niż 5 minut, zrób to od razu. Nie flaguj tej wiadomości i nie zostawiaj jej na później. Dzięki temu nie będziesz musiał wracać do treści i czytać ponownie, tracąc czas i energię.

SYSTEM PIĘCIU FOLDERÓW

Teraz pora na wdrożenie systemu organizacyjnego. Stwórz w swojej aplikacji pocztowej cztery foldery (piąty jest nadrzędny), dzięki którym raz na zawsze zaprowadzisz porządek w skrzynce i będziesz kategoryzować wszystkie wiadomości. 

Jakie foldery stworzyć i dlaczego? Główna skrzynka odbiorcza: ten folder oczywiście już masz - domyślnie. E-maile nie powinny być tu przechowywane, tylko od razu przenoszone do jednego z poniższych. Główna skrzynka służy do selekcji wiadomości. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy otrzymujesz e-mail, na który można odpisać w ciągu 5 minut albo wymagający natychmiastowej odpowiedzi - w obu przypadkach zrób to od razu, bez przenoszenia go w inne miejsce.

Dzisiaj: tutaj przenieś wiadomości, na które chcesz odpowiedzieć dzisiaj lub które wymagają reakcji dziś (np. musisz wykonać opisane zadanie).

W tym tygodniu: tutaj trafiają wiadomości, którymi należy zająć się do końca tygodnia.

W tym miesiącu/kwartale: do tego folderu przenieś wiadomości, na które chcesz zareagować, ale jeszcze nie teraz, bo możesz poczekać, aż uzbiera się więcej tego typu. Odpiszesz na wszystkie w wybranym dniu, np. w trakcie podróży pociągiem, którą odbywasz regularnie co miesiąc.

FYI: skrót od For Your Information (dla twojej wiadomości) - to folder zawierający  e-maile, które nie wymagają odpowiedzi, natomiast zawierają informacje, które chciałbyś zachować.

To nie wszystko. Warto poznać narzędzia, które dodatkowo pozwolą zaoszczędzić
sporo czasu.

ZWROTKA Z BUMERANGIEM

Boomerang for Gmail” to narzędzie pozwalające przejąć kontrolę nad tym, kiedy i jak odbierasz wiadomości - przygotujesz e-maile i dodasz je do harmonogramu, aby zostały wysłane w wybranym czasie. To trochę jak tworzenie kopii roboczych w Outlooku, ale z tą różnicą, że wiadomości nie będą czekać, aż sam je wyślesz, tylko wyślą się automatycznie o wskazanym czasie.

Ludzie otrzymują setki e-maili dziennie i nie odpowiadają na ważne wiadomości - nawet na takie, na które oczekują. Boomerang pamięta o tym, komu i kiedy wysłać "follow-up", czyli przypomnienie. Za darmo obsługuje 10 wiadomości miesięcznie, za 5 dol. na miesiąc - każdą liczbę. W wersji darmowej masz także:

- Potwierdzenie, że wiadomość została odczytana przez odbiorcę (Read Receipts).
- Potwierdzenie, że linki zawarte w wiadomości zostały kliknięte przez odbiorcę (Click Tracking).
- Asystenta sztucznej inteligencji (Respondable), który ułatwia pisanie e-maili. Wykorzystuje bazę milionów wiadomości i podpowiada, co warto zmienić, aby zwiększyć szansę, że otrzymasz odpowiedź. To może być np. liczba pytań zawartych w e-mailu (zaleca się nie więcej niż trzy) albo znaków, formatowanie czy też zwroty grzecznościowe. Można w ten sposób pisać bardziej efektywnie, jednak znajomość języka polskiego przez asystenta jest dość ograniczona. Świetnie sprawdza się za to wtedy, gdy wysyłasz e-maile po angielsku.
- Blokadę odbierania e-maili do czasu, aż uznasz, że jesteś gotowy na przyjęcie nowych (Inbox Pause).

Wersja płatna Boomeranga oferuje dodatkowo dostęp ze smartfona, funkcję tworzenia wewnętrznych notatek do e-maili oraz dowolną liczbę wiadomości "premium". Są jeszcze droższe i bardziej rozbudowane opcje - więcej szczegółów znajdziesz na Boomeranggmail.com.

WYSYŁAJ E-MAILE JAK... MARYNARKA WOJENNA USA

Masz wrażenie, że spędzasz za dużo czasu na pisaniu e-maili albo twoje prośby przekazywane tą drogą nie są realizowane? Przetestuj wojskowy system wysyłania wiadomości. Nie umieszczaj w ich treści niepotrzebnych szczegółów - czytanie zajmuje czas i sprawia, że po drodze odbiorca gubi przesłanie. Kabir Sehgal, weteran marynarki wojennej Stanów Zjednoczonych, zawarł w książce "Coined: The Rich Life of Money and How Its History has Shaped Us" porady pisania e-maili w stylu wojskowym. Przede wszystkim: umieszczaj słowa kluczowe w temacie wiadomości. Cel e-maila w stylu wojskowym to...

1. Działanie - obowiązkowe podjęcie pewnych działań po stronie odbiorcy.
2. Podpis odbiorcy (np. dokumentu).
3. Informacja - zdobycie wiadomości (nie wymaga odpowiedzi ani interakcji).
4. Decyzja odbiorcy.
5. Zapytanie/prośba - uzyskanie zgody odbiorcy.
6. Koordynacja działań z odbiorcą lub z jego udziałem.

Dodatkowo Sehgal radzi, aby rzeczy najważniejsze umieszczać na początku: "Od 29 października br. wszystkie dokumenty przechowywane w archiwum o dochodzeniach sił powietrznych zostaną zaktualizowane i zastąpione nowymi wersjami zgodnie z nową ustawą". Z tej krótkiej wiadomości odbiorca dowiaduje się, co (dokumenty), kiedy (data), kto (siły powietrzne), gdzie (archiwum) i dlaczego (ustawa).

Spróbuj się na tym wzorować i pisać równie krótkie, ale treściwe wiadomości. Oszczędzisz dużo czasu - tak swojego, jak i odbiorców.

ŚCIĄGAWKA: ZARZĄDZANIE E-MAILEM

- Sprawdzaj pocztę trzy, cztery razy na dzień (nie więcej!).
- Jeśli odpowiedź na e-mail zajmie do 5 minut - zrób to od razu.
- Korzystaj z systemu pięciu folderów, aby utrzymać porządek.
- Ustawiaj przypomnienia dotyczące przypomnień.
- Wypróbuj narzędzia oszczędzające czas i zwiększające produktywność, w tym sztuczną inteligencję.

ZOBACZ WIDEO

Skomentuj:
Internetowy savoir-vivre. Jak pisać maile?
Zaloguj się lub komentuj jako gość

Aby ocenić zaloguj się lub zarejestrujX

Polecamy