Internetowy savoir-vivre. Jak pisać maile?

Dostajesz tonę e-maili? Masz wrażenie, że dni mijają ci na korespondencji? Podpowiadamy, jak przejąć kontrolę nad wiadomościami. Poznaj narzędzia i techniki, dzięki którym sprawniej będziesz zarządzał pocztą elektroniczną i znajdziesz czas na piwo wieczorem.

Najważniejsza lekcja z zarządzania pocztą brzmi: "sprawdzaj skrzynkę nie więcej niż trzy, cztery razy dziennie". Serio, tak radzi Kevin Kruse, autor książki "15 tajemnic zarządzania czasem". Oczywiście, są wyjątki od reguły - w zależności od tego, jaką pracę wykonujesz, mogą to być różne pory. Wyznacz odpowiednie bloki czasowe - i trzymaj się ich. Przykładowo: możesz sprawdzać pocztę o 9:30, 11:30, 14:00 i 16:30. Na odświeżaniu skrzynki na bieżąco cierpi twoja produktywność - tracisz uwagę i energię.

Pamiętaj, że wciąż będzie więcej e-maili do napisania, więcej raportów do przeczytania, więcej telefonów do wykonania czy więcej spotkań do odbycia. Nie miej wyrzutów  sumienia i weź sobie do serca słowa Andy'ego Grove'a, nieżyjącego już współzałożyciela firmy Intel: "Mój dzień pracy kończy się wtedy, gdy jestem zmęczony i gotowy, by wrócić do domu, a nie wtedy, gdy uważam, że zrobiłem wszystko".

"Dotknij tego tylko raz" - to inna mądrość Kruse'a. Jeśli już jesteś w trybie sprawdzania poczty i widzisz, że odpowiedź zajmie ci nie więcej niż 5 minut, zrób to od razu. Nie flaguj tej wiadomości i nie zostawiaj jej na później. Dzięki temu nie będziesz musiał wracać do treści i czytać ponownie, tracąc czas i energię.

SYSTEM PIĘCIU FOLDERÓW

Teraz pora na wdrożenie systemu organizacyjnego. Stwórz w swojej aplikacji pocztowej cztery foldery (piąty jest nadrzędny), dzięki którym raz na zawsze zaprowadzisz porządek w skrzynce i będziesz kategoryzować wszystkie wiadomości. 

Jakie foldery stworzyć i dlaczego? Główna skrzynka odbiorcza: ten folder oczywiście już masz - domyślnie. E-maile nie powinny być tu przechowywane, tylko od razu przenoszone do jednego z poniższych. Główna skrzynka służy do selekcji wiadomości. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy otrzymujesz e-mail, na który można odpisać w ciągu 5 minut albo wymagający natychmiastowej odpowiedzi - w obu przypadkach zrób to od razu, bez przenoszenia go w inne miejsce.

Dzisiaj: tutaj przenieś wiadomości, na które chcesz odpowiedzieć dzisiaj lub które wymagają reakcji dziś (np. musisz wykonać opisane zadanie).

W tym tygodniu: tutaj trafiają wiadomości, którymi należy zająć się do końca tygodnia.

W tym miesiącu/kwartale: do tego folderu przenieś wiadomości, na które chcesz zareagować, ale jeszcze nie teraz, bo możesz poczekać, aż uzbiera się więcej tego typu. Odpiszesz na wszystkie w wybranym dniu, np. w trakcie podróży pociągiem, którą odbywasz regularnie co miesiąc.

FYI: skrót od For Your Information (dla twojej wiadomości) - to folder zawierający  e-maile, które nie wymagają odpowiedzi, natomiast zawierają informacje, które chciałbyś zachować.

To nie wszystko. Warto poznać narzędzia, które dodatkowo pozwolą zaoszczędzić
sporo czasu.

ZWROTKA Z BUMERANGIEM

Boomerang for Gmail” to narzędzie pozwalające przejąć kontrolę nad tym, kiedy i jak odbierasz wiadomości - przygotujesz e-maile i dodasz je do harmonogramu, aby zostały wysłane w wybranym czasie. To trochę jak tworzenie kopii roboczych w Outlooku, ale z tą różnicą, że wiadomości nie będą czekać, aż sam je wyślesz, tylko wyślą się automatycznie o wskazanym czasie.

Ludzie otrzymują setki e-maili dziennie i nie odpowiadają na ważne wiadomości - nawet na takie, na które oczekują. Boomerang pamięta o tym, komu i kiedy wysłać "follow-up", czyli przypomnienie. Za darmo obsługuje 10 wiadomości miesięcznie, za 5 dol. na miesiąc - każdą liczbę. W wersji darmowej masz także:

- Potwierdzenie, że wiadomość została odczytana przez odbiorcę (Read Receipts).
- Potwierdzenie, że linki zawarte w wiadomości zostały kliknięte przez odbiorcę (Click Tracking).
- Asystenta sztucznej inteligencji (Respondable), który ułatwia pisanie e-maili. Wykorzystuje bazę milionów wiadomości i podpowiada, co warto zmienić, aby zwiększyć szansę, że otrzymasz odpowiedź. To może być np. liczba pytań zawartych w e-mailu (zaleca się nie więcej niż trzy) albo znaków, formatowanie czy też zwroty grzecznościowe. Można w ten sposób pisać bardziej efektywnie, jednak znajomość języka polskiego przez asystenta jest dość ograniczona. Świetnie sprawdza się za to wtedy, gdy wysyłasz e-maile po angielsku.
- Blokadę odbierania e-maili do czasu, aż uznasz, że jesteś gotowy na przyjęcie nowych (Inbox Pause).

Wersja płatna Boomeranga oferuje dodatkowo dostęp ze smartfona, funkcję tworzenia wewnętrznych notatek do e-maili oraz dowolną liczbę wiadomości "premium". Są jeszcze droższe i bardziej rozbudowane opcje - więcej szczegółów znajdziesz na Boomeranggmail.com.

WYSYŁAJ E-MAILE JAK... MARYNARKA WOJENNA USA

Masz wrażenie, że spędzasz za dużo czasu na pisaniu e-maili albo twoje prośby przekazywane tą drogą nie są realizowane? Przetestuj wojskowy system wysyłania wiadomości. Nie umieszczaj w ich treści niepotrzebnych szczegółów - czytanie zajmuje czas i sprawia, że po drodze odbiorca gubi przesłanie. Kabir Sehgal, weteran marynarki wojennej Stanów Zjednoczonych, zawarł w książce "Coined: The Rich Life of Money and How Its History has Shaped Us" porady pisania e-maili w stylu wojskowym. Przede wszystkim: umieszczaj słowa kluczowe w temacie wiadomości. Cel e-maila w stylu wojskowym to...

1. Działanie - obowiązkowe podjęcie pewnych działań po stronie odbiorcy.
2. Podpis odbiorcy (np. dokumentu).
3. Informacja - zdobycie wiadomości (nie wymaga odpowiedzi ani interakcji).
4. Decyzja odbiorcy.
5. Zapytanie/prośba - uzyskanie zgody odbiorcy.
6. Koordynacja działań z odbiorcą lub z jego udziałem.

Dodatkowo Sehgal radzi, aby rzeczy najważniejsze umieszczać na początku: "Od 29 października br. wszystkie dokumenty przechowywane w archiwum o dochodzeniach sił powietrznych zostaną zaktualizowane i zastąpione nowymi wersjami zgodnie z nową ustawą". Z tej krótkiej wiadomości odbiorca dowiaduje się, co (dokumenty), kiedy (data), kto (siły powietrzne), gdzie (archiwum) i dlaczego (ustawa).

Spróbuj się na tym wzorować i pisać równie krótkie, ale treściwe wiadomości. Oszczędzisz dużo czasu - tak swojego, jak i odbiorców.

ŚCIĄGAWKA: ZARZĄDZANIE E-MAILEM

- Sprawdzaj pocztę trzy, cztery razy na dzień (nie więcej!).
- Jeśli odpowiedź na e-mail zajmie do 5 minut - zrób to od razu.
- Korzystaj z systemu pięciu folderów, aby utrzymać porządek.
- Ustawiaj przypomnienia dotyczące przypomnień.
- Wypróbuj narzędzia oszczędzające czas i zwiększające produktywność, w tym sztuczną inteligencję.

ZOBACZ WIDEO

Komentarze (3)
Internetowy savoir-vivre. Jak pisać maile?
Zaloguj się lub komentuj jako gość
  • avatar

    szympansjera

    Oceniono 10 razy 10

    No dobra, to wiemy już, jak pisać. Ale jak nauczyć adresata (szczególnie polskiego), żeby na naszego maila (nie spam, nie jakiś nic nie warty shit i bełkot) odpowiedział? Będąc osobą poszukującą pracy wysyłam maile w odpowiedzi na oferty (w których proszą by odpowiadać mailowo) a potem jednego głupiego FUCK OFF (kilkanaście sekund zajmuje stworzenie takiej wiadomości) nikt nie napisze w odpowiedzi? No, panowie eksperci, jakie macie porady w tej kwestii? Tak myślałem. Żadnych.

Aby ocenić zaloguj się lub zarejestrujX

Polecamy