Jak skutecznie zrobić porządek w skrzynce mailowej?

Dostajesz tonę wiadomości każdego dnia? Skrzynka odbiorcza ciągle pokazuje nieprzeczytane e-maile? Pora nad tym zapanować!

Polecamy kilka ciekawych aplikacji, które ułatwią ci nie tylko dojście do stanu Inbox Zero, kiedy nie masz żadnych nieprzeczytanych wiadomości w skrzynce, ale też spowodują, że uda ci się utrzymać tę produktywną nirwanę przez długi czas. Wprowadź odpowiednie zmiany, a wkrótce przekonasz się, że było warto – zyskasz sporo dodatkowego wolnego czasu. Komputer? Komórka? Mamy coś dla każdego użytkownika. 

E-MAIL BY EDISON

E-mail by EdisonE-mail by Edison Grzegorz Kubera

Android, iOS; darmowa 

Chcesz utrzymać puste skrzynki na kilku różnych kontach? Oto prosty klient pocztowy (wygląda dokładnie jak Outlook), który został stworzony przez miłośników technologii i geeków, a nie dużą korporację. Nie ma zbyt wielu ograniczeń, a interfejs jest nowoczesny i intuicyjny. Wyszukiwarka działa szybko i sprawnie, bardzo ułatwia wypisywanie się z biuletynów (przycisk do anulowania subskrypcji) i blokowanie nadawców. E-maile możesz przypisać do kategorii, da się też tworzyć dla nich drzemki. To oznacza, że przypomni o konieczności odpowiedzenia o wcześniej zdefiniowanej porze (patrz po prawej). W trakcie przesyłania danych wiadomości są szyfrowane, Edison obsługuje również zabezpieczenia biometryczne, takie jak Touch ID czy Face ID. Jest nawet funkcja „undo send”, czyli zatrzymywania wysyłanej wiadomości, jeśli klikniesz przez przypadek. Masz na to dosłownie chwilkę, raz wysłanej wiadomości nie cofniesz. Apka wysyła też powiadomienia z e-maili od linii lotniczych czy firm kurierskich. 

LOOP E-MAIL

Loop e-mailLoop e-mail Grzegorz Kubera

Android, iOS, Mac, Windows 

Cena: od 5 funtów/m-c 

Świetne rozwiązanie dla zespołów, które mają dostęp do tej samej skrzynki odbiorczej (np. sekretariat@firma.pl). Z Loopem nie tylko każda widzi, jakie wiadomości przychodzą, ale – przede wszystkim – może używać wbudowanego czatu. Dzięki temu Janek poinformuje Anię i Tomka, że to on odpisze na tę wiadomość, i koledzy nie popełnią błędu dublowania odpowiedzi. Mogą też prowadzić dyskusję o tym, co napisać klientowi, naradzając się z resztą zespołu. To z kolei przydaje się wtedy, gdy mamy wśród współpracowników osoby pracujące zdalnie albo odpisujemy na trudne pytania (np. informatyczne). Ze względu na cenę jest to narzędzie dla firm, którym realnie pozwoli lepiej zarządzać zapytaniami klientów i zoptymalizuje pracę, a nie zwykły kaprys. Polecamy sekretariatom małych biznesów, ale też działom wsparcia technicznego, biurom podróży czy sklepom internetowym. 

UNSUBSCRIBE BUTTON

Unsubscribe buttonUnsubscribe button Grzegorz Kubera

Google Chrome (rozszerzenie); darmowe 

Używasz Gmaila w wersji webowej? Jeśli tak, pewnie wiesz, że ma on funkcję anulowania subskrypcji. Pojawia się przy adresie nadawcy, ale nie zawsze. I nie jest dobrze widoczna (poszukaj na screenie powyżej). Wygodniej wypisać się z biuletynów za pomocą rozszerzenia do przeglądarki Chrome. Unsubscribe Button to narzędzie nieskomplikowane (ostatni raz aktualizowane przed pięcioma laty), lecz skuteczne. Pozwala anulować subskrypcję za pomocą Shift+4 lub czerwonej ikony, która znajduje się na pasku adresu w przeglądarce. Zostaniesz automatycznie przeniesiony na stronę anulowania subskrypcji danego dostawcy. Tam musisz zatwierdzić zmiany. 

CLEANFOX

CleanfoxCleanfox Grzegorz Kubera

Android, iOS, web; darmowa 

Zacznij od porządków. Cleanfox pomoże ci się rozprawić z biuletynami i innymi wiadomościami, których nie chcesz już otrzymywać, a jakoś nie potra fisz znaleźć motywacji, by się z nich wypisać. To narzędzie działa automatycznie, inaczej niż guzik w przeglądarce, o którym piszemy obok. Jak? Tworzysz konto na stronie Cleanfox.io, a następnie podpinasz do niego wybraną skrzynkę e-mailową, podając login i hasło. Cleanfox skanuje jej zawartość, co może potrwać nawet kilka godzin. Ale bez obaw: możesz wtedy zająć się innymi sprawami, a skanowanie zostawić w tle, na otwartej karcie w przeglądarce. Na koniec aplikacja wyświetla porządkowaną listę newsletterów według takich kryteriów jak częstotliwość otwierania, liczba otrzymanych wiadomości od tego samego nadawcy itd. To właśnie wtedy możesz wskazać te biuletyny, z których chcesz się wypisać i usunąć. Do wyboru masz trzy opcje. Pierwsza: zachować newsletter i otrzymane wiadomości. Druga: zachować newsletter, ale usunąć dotychczasowe wiadomości. I trzecia: wypisać się z newslettera i usunąć wszystkie dotychczasowe wiadomości. Po przeprowadzeniu porządków program wyświetla raport z informacją o tym, z ilu biuletynów się wypisałeś, ile wiadomości usunąłeś i ile CO2 „zaoszczędziłeś” w skali roku. 

Cleanbox informuje, że każdy przechowywany na serwerach e-mail generuje w ciągu roku 10 g CO2 (mniej więcej tyle co foliówka), a 80% wszystkich e-maili, jakie trafiają na skrzynki pocztowe, nigdy nie jest otwieranych przez odbiorcę. Wszystko fajnie i zgodnie z trendami, ale przeszukując skrzynkę, firma zbiera dane transakcyjne ze sklepów i z zakupów, a następnie tworzy różnego typu raporty i analizy rynku dla firm, które handlują w sieci, aby biznes e-commerce wiedział, co się sprzedaje i kiedy oraz w jakich ilościach i cenach. Na szczęście dane przekazywane są w formie zanonimizowanej. 

BOOMERANG

BoomerangBoomerang Grzegorz Kubera

Android, iOS, web 

Cena: bezpłatna lub od 5 dol./m-c 

Wiele osób chce mieć po prostu pustą skrzynkę e-mail i czuć, że są „na czysto”. Czasami to niemożliwe, bo stale pojawiają się wiadomości wymagające odpowiedzi. Co wtedy? Jeśli korzystasz z Gmaila, możesz wypróbować Boomerang (wersja webowa). Kiedy nie masz czasu zająć się wiadomościami, da się je ukryć i ciągle cieszyć pustą skrzynką. Kiedy znajdziesz chwilę, by odpisać, Boomerang ci o nich przypomni. To co prawda trochę oszukiwanie samego siebie, ale lepszy rydz niż nic. W opcji bezpłatnej program pozwala na ukrywanie 10 wiadomości w miesiącu. Boomerang dostępny jest również w postaci ładnej aplikacji, która obsługuje Outlooka i Exchange. Oferuje o wiele więcej funkcji, np. ustawianie terminów przypomnień dla odbiorców, którzy zwlekają z odpowiedzią . 

SPAMBOX I INSTADDR

Spambox i InstaddrSpambox i Instaddr Grzegorz Kubera

Android (SpamBox), iOS (InstAddr); darmowe 

Niektóre firmy ciągle zmuszają nas do podawania adresu e-mail w zamian za coś, co teoretycznie nie powinno tego wymagać (halo, jest tu ktoś od RODO?). I tak jeśli chcesz np. sprawdzić ceny ubezpieczeń w porównywarce, możesz wskazać wszystkie parametry, ale końcowy wynik otrzymasz dopiero po podaniu e-maila. Albo wypełniasz z ciekawości test na osobowość, który polecają twoi znajomi, i po odpowiedzi na wszystkie intrygujące pytania dowiesz się, kim jesteś, jeśli tylko… Tak, tak, jeśli podasz e-mail. Co zrobić, gdy nie chcesz, by później firma zaśmiecała twoją skrzynkę dlatego, że raz skorzystałeś z jej usług? Możesz postawić na tymczasowy adres e-mail. SpamBox i InstAddr to aplikacje, które udostępniają adresy na tego rodzaju okazje – możesz założyć konto czy sprawdzić wycenę w wybranym serwisie, otrzymać ją na tymczasowy e-mail i po chwili o nim zapomnieć, bez naruszania świętości swojej głównej skrzynki pocztowej. Korzystając z tymczasowych kont Spam- Box, nie wyślesz żadnej wiadomości. Służą tylko do odbierania. W InstAddr nie ma tego ograniczenia – aplikacja pozwala na wysyłanie wiadomości, a nawet dodawanie załączników. Pobierasz aplikację, klikasz „Create an address automatically” i po chwili masz gotowy adres, np. k7ei84f@ahk.jp. Używaj odpowiedzialnie! 

JAK UTRZYMYWAĆ INBOX ZERO 

Polecane aplikacje to jedno, ale warto stosować też kilka praktyk, które zdecydowanie ułatwią ci zapanowanie nad e-mailami (i nie tylko!). 

1. Paruj zadania. Wielozadaniowość jest niezbędna dla produktywnych ludzi, ale musisz wybrać właściwe czynności do sparowania. Nie pisałbyś artykułu w trakcie prowadzenia samochodu, za to możesz sporządzać notatki w trakcie rozmowy czy też sprawdzić i odpisać na e-maile, gdy stoisz w kolejce w oczekiwaniu na kawę na wynos. Łącz ze sobą zadania, które faktycznie mogą się uzupełniać i jedno nie wpływa negatywnie na jakość wykonania drugiego. 

2. Dotknij tego tylko raz. Produktywni ludzie wiedzą, że trzeba przeznaczać możliwie najmniej czasu i energii mentalnej na procesowanie zadań. Dlatego stosują filozofię „dotknij tego tylko raz” (i zapomnij). I tak, kiedy włączają pocztę, odpisują od razu na wiadomości, zamiast je flagować lub oznaczać w inny sposób „na później”. Jeśli przeczytasz wiadomość i nic nie zrobisz, potem i tak musisz czytać ją ponownie (strata czasu!), aby odpisać. Jeśli więc już przeczytałeś danego e-maila, a odpisanie zajmie ci nie więcej niż 5 minut – zrób to od razu. Oszczędzasz i czas, i energię. 

3. Nie pisz poematów. Kiedy piszesz e-maila, pisz e-maila. To nie praca dyplomowa, esej ani książka. E-maile składające się z dwóch zdań są OK. E-maile składające się z 10 akapitów – nie są. Obawiasz się, że ktoś pomyśli, że jesteś sztywny i szorstki w komunikacji? Kończ e-maile uśmiechem „:)”. Tyle. 

:) 

Więcej o: