Jak znaleźć czas na wszystko? Podstawa to dobry plan! Oto najskuteczniejsze techniki zarządzania czasem.

fot. Materiały partnera

Czas dla wszystkich płynie jednakowo. Ale jedni w ciągu godziny potrafią dużo zdziałać, a inni nie ruszą z miejsca. Co zatem robić, aby znaleźć się w tej pierwszej grupie? Odpowiedź jest jedna - efektywnie zarządzać czasem, czyli planować, organizować i świadome realizować cele. Służy temu kilka technik. Oto najpopularniejsze z nich.

Wykorzystanie czasu to kluczowy problem przede wszystkim w pracy. Precyzyjne formułowanie celów, wyeliminowanie tzw. pożeraczy czasu, wyznaczenie priorytetów i realizacja zamierzeń pozwala na efektywne działanie. Co więcej, dzięki dobrej organizacji zyskujemy czas na odpoczynek, rozwój i zacieśnienie kontaktów z bliskimi. Pozytywny efekt zwiększa zaś motywację do działania. Jak zatem efektywnie wykorzystać godziny, aby czas był naszym sprzymierzeńcem, a nie wrogiem?

fot. Materiały prasowe

Matryca priorytetów Eisenhowera

Twórcą tej metody zarządzania czasem był prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight Eisenhower. Jest on autorem słów: To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne. W jego metodzie najważniejsze jest rozdzielenie czynności na cztery grupy (ćwiartki). W pierwszej powinny znaleźć się sprawy ważne i pilne, czyli te, których niewykonanie może powodować groźne konsekwencje, ale także przypadki nagłe, trudne do przewidzenia (np. awarie, choroba). Najlepiej, aby ta ćwiartka była pusta. W drugiej grupie są sprawy ważne, ale niepilne, czyli czynności, których wykonanie bez szwanku można rozłożyć w czasie (np. nauka języka, kolejne studia). To właśnie na tych zadaniach powinniśmy się koncentrować. W grupie „nieważne i pilne” wpisz te działania, które co prawda mają krótki czas na realizację, ale nie trzeba ich wykonywać samodzielnie, np. płacenie rachunków. Ostatnia grupa to „sprawy nieważne i niepilne”, a więc nieistotne, które zabierają dużo czasu i przeszkadzają w realizacji działań ważnych i pilnych, czyli pożeracze czasu – np. facebook, telewizja, internet.

Czy w twojej matrycy najwięcej jest rzeczy pilnych oraz ważnych? Zastanów się, dlaczego tak jest. Może nie wszystkie są tak istotne, jak myślisz, może część z nich można przełożyć? Efektywne zarządzanie czasem polega na skupieniu się w pierwszej kolejności na czynnościach naprawdę najistotniejszych. Pomóc w tym mogą nowoczesne rozwiązania technologiczne. Dzięki np. aplikacjom będziesz zdalnie koordynować pracę i komunikować się ze współpracownikami na różnych poziomach.

Czasami, aby maksymalnie wykorzystać czas, wystarczy zmienić nawyki. Produktywna praca nie zawsze przecież wymaga biurka. Skupienie się na wykonaniu pilnego zadania będzie takie samo w biurze, jak i w innym miejscu. W każdym mieście bez problemu znajdziemy przestrzeń, w której będzie można w spokoju popracować. Może to być centrum coworkingowe czy kawiarnia, a nawet stacja paliw. Przykładowo, na stacjach Shell napijesz się pysznej, aromatycznej kawy, która pomoże Ci się skoncentrować na ważnych mailach podczas przerwy w długiej podróży służbowej. Jeżeli nie masz rano czasu, żeby zjeść śniadanie, zajrzyj do sklepu lub na stację paliw, które mijasz w drodze do pracy. Na Shell dostępne są świeże kanapki deli by Shell, które skomponujesz z wybranych przez siebie składników. Przy okazji możesz kupić sałatkę, która zapewni Ci zdrowy lunch w pracy lub wzmocnić się świeżo wyciskanymi sokami nie tracąc czasu na ich przygotowywanie. A jeśli masz ochotę na małą przekąskę, na Shell dostaniesz kruche ciastka, kremowe i lekkie jogurty, a nawet słupki warzywne z hummusem.

Matryca Eisenhowera ułatwia ustalanie tego, co jest naprawdę ważne. Rozróżnienie między ważnością i pilnością jest kluczowe dla efektywnego zarządzania czasem. Na tym polegał sekret prezydenta Eisenhowera, który zadziwiał współpracowników swoją produktywnością. A jego doba też miała 24 godziny.

Metoda Pomodoro

Opracował ją Włoch Francesco Cirillo, a  nazwa pochodzi od… kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Pomodoro to 25 minut. Najpierw trzeba zrobić listę zadań do wykonania i posortować ją według ważności. W czasie jednego pomodoro należy intensywnie pracować nad jedną sprawą, nie rozpraszając się na niczym innym. (np. nie odbierać telefonów). Po upływie pomodoro, trzeba zrobić 5-minutową przerwę. Jeśli zadanie nie zostało wykonane, należy do niego wrócić na kolejne 25 minut lub zająć się nowym, mniej ważnym. Po wykonaniu czterech pomodoro trzeba zrobić 15-30 minutową przerwę.

Technika Pomodoro jest bardzo skuteczna, bo podział pracy na krótkie odcinki ułatwia pełną koncentrację. Przerwy pozwalają na oderwanie się od tematu.

fot. Materiały prasowe

Metoda ABC

Jej głównym założeniem jest podział zadań według ważności wykonania i realizacja tych, które mają największy wpływ na cel i wynik końcowy. Zadania są oznaczone literami. „A” to czynności najważniejsze, najbardziej wartościowe, które musisz wykonać samodzielnie. Stanowią one około 15 proc. wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65 proc. wydajności. „B” to czynności ważne, ale nie kluczowe. Jest ich zwykle 20 proc. i wykonanie ich części możesz zlecić innym. W grupie „C” znajdują się czynności najmniej ważne. Stanowią one 65 proc. wszystkich zadań, ale realizują tylko 15 proc. wartości celu. Dlatego powinny zostać odłożone w czasie.

Posegregowanie zadań pomaga zająć się realizacją tych, które faktycznie powinny zostać zrealizowane. Nie zabieraj się jednak za zadania „B”, dopóki nie zakończysz wszystkich zadań „A”.

Metoda Gettings Things Done (GTD)

Twórcą tej metody jest David Allen. Polega na sprawnym zarządzaniu zadaniami z wykorzystaniem sześciu poziomów: bieżące zadania, bieżące projekty, obszary odpowiedzialności, cele roczne, wizja na 5 lat, wizja całego życia. Najpierw wszystkie sprawy należy wrzucić do jednego worka, tj. notatnika czy skrzynki w necie, aby uwolnić się od ciągłego myślenia o nich. Później zaczyna się ich analiza. Działanie trafia albo do kosza, albo do archiwum – sprawy nie wymagające działania, ale zawierające informacje potencjalnie potrzebne w przyszłości, albo otrzymują plakietkę „Kiedyś/Może”. Zebrane informacje należy regularnie przeglądać. Jeśli zadanie wymaga realizacji, trzeba je wykonać od razu, najlepiej w ciągu dwóch minut, oddać innej osobie albo odłożyć na później ze wskazaniem terminu wykonania.

fot. Materiały prasowe

Reguła 60/40

Zwana jest inaczej „buforem czasowym”. Zakłada, że w danym dniu, tygodniu, miesiącu na realizację zadań należy zaplanować 60 proc. czasu, a pozostałe 40 trzeba zarezerwować na sytuacje nieoczekiwane i spontaniczne. Takie zarządzanie czasem daje komfort pracy i pozwala na efektywne działanie.

Zasada Pareto

Została stworzona przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto w 1897 roku. Według niej tylko w ciągu 20 proc. czasu przeznaczonego na działanie, osiąga się 80 proc. wyników, a pozostałe 80 proc. czasu przynosi tylko 20 proc. wyników. Co to oznacza w praktyce? Że kolejność wykonywania zadań powinna być wyznaczona przez ważność. Jeżeli zadanie jest trudniejsze należy zająć się nim na początku pracy. Dzięki temu osiągniemy maksymalne wyniki w minimalnym czasie.

Metoda ALPEN

Jest to jedna z najlepszych technik  zarządzania czasem, bo łączy niemal wszystkie metody. „A” (Aufgaben) to przygotowanie zestawów zadań. W tym punkcie wykorzystujemy GTD, czyli tworzymy listy zadań i grupujemy je. „L” (Länge schätzen) czerpie z Pomodoro, gdzie określamy czas trwania poszczególnych zadań. „P” (Pufferzeiten einplanen)  to przeznaczenie na pracę 60 proc. swojego czasu, czyli wykorzystanie reguły Pareto. „E” (Entscheidungen treffen) czerpie z matrycy Eisenhowera, czyli ustala priorytety. „N” (Nachkontrolle) jest samodzielne i polega na monitoringu realizacji i postępu prac. Proste? Proste. Więc do dzieła.

Pracujemy długo, ale często nieefektywnie. Czas jakby przeciekał nam przez palce. Tymczasem zarządzaniem czasem można się nauczyć. Wtedy nasza doba będzie miała nie „tylko”, ale „aż” 24 godziny.

Zobacz także
  • Luksusowy jacht na kołach. California Ocean kosztuje niemało, ale jak wygląda! Dom na kołach | VW California
  • Szarpana wołowina: 3 pomysły Szarpane mięso: 3 pomysły
  • DJI Osmo X3 i Removu K1 Test nowych gimbali
Komentarze (4)
Jak znaleźć czas na wszystko? Podstawa to dobry plan! Oto najskuteczniejsze techniki zarządzania czasem.
Zaloguj się lub komentuj jako gość
  • avatar

    Gość: Michał

    0

    Ja rozumiem, że wakacje, ale pisanie dla samego pisania...

  • avatar

    Gość: Greg

    0

    Po przeczytaniu tego artykułu, zwłaszcza części z ukrytą reklamą stacji benzynowej, odlike`owuje Wasza strone i wszystkie powiadomienia z nia powiazane. Przepraszam, ale to jest żenada... :)

Aby ocenić zaloguj się lub zarejestrujX

Polecamy