Zmiana szefa może odbywać się spokojnie i stopniowo, albo może stać się prawdziwym trzęsieniem ziemi dla całego zespołu. W tym przypadku trzęsienie ziemi było wyjątkowo efektowne. Duża ogólnopolska agencja PR, kilkanaście osób - i nowy szef, który do wczoraj był "jednym z chłopaków". Nikt nie był na to przygotowany, a chyba w najmniejszym stopniu wybraniec, który o decyzji dowiedział się zaledwie trzy dni wcześniej.

- Na początku ewidentnie starał się być kumplem, opowiadał, że jego drzwi zawsze będą otwarte - wspomina Tomasz, który pracował z nim od początku. - Ale w którymś momencie coś w nim pękło, zaczął wkurzać się o drobiazgi, zamykać w gabinecie, odcinać od zespołu. Długo tego nie wytrzymał, odszedł pół roku później.

To niestety częsta sytuacja. Według badań firmy Development Dimensions International, zaledwie 1 na 10 nowo mianowanych menedżerów jest w jakikolwiek sposób przygotowywany wcześniej do swojej nowej roli.

42 proc. w ogóle nie wie, czego się od nich oczekuje ani jak oceniana będzie ich nowa praca. Rzuca się ich na głęboką wodę i każe pływać. Niektórzy toną. 1/3 badanych przez DDI przyznała, że żałuje, że w ogóle dostała awans. Stres po prostu ich zjada.

- To się, niestety, zdarza - tłumaczy Agnieszka Bełz, dyrektor działu doradztwa personalnego w Work Service. - Dyrekcja pochopnie podejmuje decyzję o awansowaniu świetnego specjalisty, a ten kompletnie nie radzi sobie z zarządzaniem i wpada w tryb rządzenia autorytarnego, bo nagle poczuł, że ma władzę.

Najtrudniejsze są, paradoksalnie, nie te awanse, w których szef trafia do innego zespołu czy wręcz obcego miejsca. Ale te, w których przychodzi mu pracować z tymi samymi ludźmi, co dotąd. Bo nowy szef a dawny kolega musi poradzić sobie z kilkoma przeszkodami.

Jeśli to ty awansowałeś, to po pierwsze będziesz musiał poradzić sobie z zawiścią. Pewnie nie byłeś jedyną osobą, która liczyła na awans. Nie ma nic gorszego niż ktoś, kto podważa twój autorytet, bo uważa, że to on, a nie ty, powinien mieć najlepsze biurko na piętrze. Jeśli nie opanujesz sytuacji na czas, życie zespołu może zmienić się w piekło.

Ale zanim sięgniesz po ostateczny argument: "albo on, albo ja", pogadaj szczerze z takim człowiekiem przy kawie. "Słuchaj, gdybyś to ty dostał ten awans, ja na pewno byłbym zazdrosny". Szczera rozmowa może sprawić, że zamiast śmiertelnego wroga będziesz miał dobrego, utalentowanego sojusznika. Ale ważna uwaga - nie obnoś się ze swoim sukcesem, nie szpanuj garniturem, który kupiłeś za pierwszą menedżerską wypłatę. To prosta droga do zostania pośmiewiskiem zespołu i uzyskania ksywki nie do pozazdroszczenia, typu "tani Armani".

Trudno jest też przejść od roli kumpla, z którym chodzi się na piwo, do roli szefa, który, czy chce, czy nie, musi wymagać. Zwłaszcza że jako kumpel wiesz na przykład, ile razy ktoś wymigiwał się od roboty i siedział na chorobowym, żeby w spokoju obejrzeć 10 odcinków serialu za jednym zamachem. Prawda jest taka, że ten etap masz już dawno za sobą i im szybciej się z tym pogodzisz, tym lepiej. Dla wszystkich.

- Musisz być ostrożny w relacjach i z dawnymi kolegami, i przełożonymi - mówi Tomasz Kozłowski, psycholog i trener. - Dawni szefowie mogą nie traktować cię jako równego sobie, musisz zapracować na ich szacunek. A w przypadku dawnych kumpli: musisz budować nowe relacje, nie możesz być jednocześnie dorosłym facetem i nastolatkiem.

- Autorytet i bliskie relacje często mieszają się w głowach młodych menedżerów - dodaje Agnieszka Bełz. - Ciężko jest przejść z relacji kumpel-kumpel na szef-podwładny, zdarzają się negatywne reakcje, podważanie autorytetu. Rozwiązanie to jasna formuła zarządzania.

Jasno ustal, czym będziesz się kierował, oceniając pracę swoich kolegów. Wyjaśnij, na czym polega twoja rola i z czego sam będziesz rozliczany, i czego z kolei będziesz oczekiwał. Na tyle, na ile to możliwe w twojej branży, ustal jasne, klarowne i obiektywne kryteria - żeby nikt nie mógł powiedzieć, że faworyzujesz tych, z którymi chodziłeś na piwo. Kluczowe słowo to "konsekwencja". Nie rób z siebie pruskiego sierżanta, służbisty, ale nie przymykaj oka na symulowanie pracy. W ten sposób zrobisz krzywdę i sobie, i zespołowi.

- Komunikacja jest kluczowa - tłumaczy Bełz. - Młodzi liderzy często mają problem ze zmianą optyki: nie patrzysz już na swoje indywidualne wyniki, musisz patrzeć na cele zespołowe, angażować zespół, słuchać swoich ludzi - tak naprawdę dobry, dojrzały menedżer w dalszym ciągu musi pracować nad swoimi zdolnościami interpersonalnymi.

To często jest ten płotek, na którym potykają się świeżo mianowani kierownicy. Dostałeś awans, czyli jesteś dobry. Czasem wydaje ci się, że coś, co robi twój podwładny, ty zrobiłbyś lepiej. Ale opanuj odruch robienia wszystkiego sam. Możesz doradzać, możesz nadzorować, ale - i to jest ważne - to już nie jest twoje zadanie. Twoja rola to przygotowanie zespołu tak, żeby wszystkie zadania wykonywał wzorowo. A, z całym szacunkiem, na pewno nie jesteś niezastąpiony na swoim poprzedni stanowisku. Niezastąpieni nie awansują.

- Musisz zrozumieć, że zespół, nawet jeśli jedyną zmianą był twój awans, tworzy się na nowo - tłumaczy Bełz. - Musi przejść etap burzy, a dopiero potem przyjdą rezultaty.

Ale warto podkreślić: pierwsze dni w nowej roli będą kluczowe. To, co na tym etapie popsujesz, będziesz potem naprawiać latami.

- Zacznij od zebrania zespołu i przedstawienia zmiany w pozytywnym świetle - wyjaśnia Tomasz Kozłowski.- Nie porównuj się z poprzednikami, nie mów "ja jestem super, oni schrzanili". I wszystkich w zespole traktuj według ich możliwości. Sam dobrze znasz zespół i predyspozycje swoich ludzi.

- Musisz rzetelnie dostarczać swojemu zespołowi informacji o tym, co się dzieje - dodaje Agnieszka Bełz. - Musisz przekazać im, co ta zmiana za sobą niesie, czy zmieniają się cele i zadania. Podkreślaj ich i swoje mocne strony, promowane postawy czy wyniki.

Upewnij się też, że twoi przełożeni będą stali za tobą murem. Ich autorytet, ich wiedza i wyznaczone przez nich cele będą rusztowaniem, na którym będziesz budować swój własny autorytet. Optymalna sytuacja to taka, w której dla wszystkich od miesięcy było jasne, że awansujesz, w której byłeś stopniowo przygotowywany do nowych zadań.

- Najlepiej już wcześniej wzmacniać pozycję osób, które mają awansować - mówi Bełz.

- Przydzielać im zadania, które będą się pokrywać z ich nowym zakresem obowiązków. Wtedy awans staje się naturalny i zespół przechodzi taką oczywistą zmianę o wiele łagodniej.

To najczęściej zdarza się w zachodnich korporacjach, które mają długie tradycje w budowaniu zespołów. Firmy, w których istnieje jasna ścieżka awansu, szkoleń, ocen przechodzą takie zmiany łagodniej.

- W polskich firmach takie decyzje są często podejmowane intuicyjnie - dodaje Bełz.

- Często są trafione, ale czasami taki awans potrafi skrzywdzić pracownika, który nie miał predyspozycji do roli menadżerskiej, a mógłby spokojni rozwijać się w roli eksperta.

Ale pamiętaj o jednym. To normalne, że masz obawy. Twój nowy/stary zespół też je ma. Im szybciej wejdziesz w nową rolę, tym spokojniej będzie się wam wszystkim pracowało. Kto wie, może znowu będziecie wychodzić razem na piwo. Tylko nie spodziewaj się, że kumple przyznają ci się, ile to czasu w pracy spędzają na facebooku i pasjansie.

- Nie bój się, że wchodzisz w nową rolę, bo skoro dostałeś awans, to z jakiegoś powodu - pociesza psycholog. - Człowiek zawsze czuje się źle przy takiej zmianie.

7 kluczowych kroków w twoich pierwszych dniach po awansie

1. Porozmawiaj ze swoimi przełożonymi. Czego oczekują? Jaki mają plan dla twojego nowego zespołu? Jakie są pierwsze cele, które jako jego szef musisz wypełnić? Jeśli ty sam będziesz miał jasność co do tego, czego oczekuje się od ciebie, łatwiej będzie ci ustalić, czego oczekujesz od swoich ludzi.

2. Porozmawiaj z zespołem. Jeśli to możliwe, z każdym z osobna. Posłuchaj ich, niech opowiedzą o swoich pomysłach i problemach. Zapomnij o dawnych urazach i przyjaźniach, bo ktoś, za kim nie przepadałeś, może mieć właśnie najlepsze pomysły.

3. Niczego nie obiecuj. Na pewno nie na początku. Sam jeszcze do końca nie wiesz, co możesz zrobić, a co jest na razie niemożliwe. Jeśli obiecasz komuś podwyżkę a twoje szefostwo ją zawetuje, możesz stracić pracownika.

4. Patrz, słuchaj i notuj. Z twojego nowego fotela wszystko wygląda trochę inaczej, więc na spokojnie przyjrzyj się temu, jak zespół pracuje nad swoimi zadaniami, i zastanów się, co można zrobić lepiej.

5. Odzwyczaj się od swojej dotychczasowej pracy. Masz kierować zespołem, a nie osobiście dokręcać wszystkie śrubki. Zastanów się, kto może i powinien przejąć twoje dotychczasowe obowiązki.

6. Zacznij od drobiazgów. Stara, zacinająca się drukarka? Może uda się ją wymienić. Procedury, których nikt nie zmieniał od lat? Może drobna zmiana poprawi skuteczność zespołu. Postaraj się znaleźć drobiazgi, które możesz zmienić, nie wprowadzając rewolucji - drobne zwycięstwa zdecydowanie poprawią twoje samopoczucie, a przy okazji pokażesz, że potrafisz rozwiązywać problemy.

7. Wyznacz cele. W porozumieniu z przełożonymi ustal cel na najbliższy miesiąc, kwartał i rok. I ty, i zespół będziecie mieli jasność co do tego, w którą stronę chcecie iść.

4 pory roku w zespole po zmianie szefa

Może ci się wydawać, że to ci sami ludzie, więc i ten sam zespół. Nic bardziej mylnego. Zmiana szefa oznacza, że zespół formuje się na nowo. Proces trwa nawet dwa lata i dzieli się na cztery fazy, a każda nowa faza to nowe pułapki

1. Formowanie - szaleją emocje, wszystko jest nowe i nikt jeszcze tak naprawdę nie wie, co z tego wynika. Bardzo łatwo o emocjonalne konflikty w zespole, jest to bardzo ryzykowny okres dla nowego szefa, bo łatwo o potknięcie, a pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz.

2. Burza - wyznaczanie nowych ról w zespole. Dla jednych szansa na przebicie się, dla innych - obawa o swoją przyszłość w zespole. Bardzo ważne jest szybkie wygaszanie wszystkich konfliktów, bo nawet kumple z pracy mogą stać się na tym etapie śmiertelnymi rywalami.

3. Normalizacja - gdy wszystko już staje się jasne, rośnie pewność siebie zespołu, poprawia się współpraca, a wszelkie różnice zdań przestają być tylko przyczynkiem do awantury, a stają się szansą do konstruktywnej pracy. Jesteś już prawie na ostatniej prostej.

4. Działanie - do roboty. Wszystko wiadomo. Jeśli poradziłeś sobie z poprzednim etapami, teraz zostaje już tylko realizacja planów.