Prezentacja doskonała, czyli jak ujść z życiem w korpo

Wojciech Brzeziński, Polsat News
Najważniejsza chwila twojej kariery. Stajesz sam, zupełnie sam, przed najważniejszymi dyrektorami w firmie X. Odchrząkujesz, włączasz prezentację i pustka. Nie pamiętasz tekstu, jąkasz się, odwracasz, żeby przeczytać coś ze slajdu, i orientujesz się, że projektor z jakiegoś powodu przekłamał kolory tak, że masz za sobą żółtobrązową ścianę. Wyrzucasz z siebie doniosłe "yyyyyyyy ".
fot. Macrovector / shutterstock.com fot. Macrovector / shutterstock.com

50 slajdów z setkami cyferek, po 30 sekund każdy, to masakra

A potem budzisz się zlany potem. Całe szczęście to tylko był sen. Koszmar. Bo nawet w nocy myślałeś o nadchodzącej prezentacji. A publiczne wystąpienia to dla większości ludzi potworny stres. A co dopiero wystąpienia, od których może zależeć przyszłość twojego projektu czy kariery. Może nie każdy może być drugim Steve'em Jobsem, ale każdy może poznać kilka podstawowych zasad rządzących prezentacjami. Przeczytaj więc ten poradnik i przygotuj się na sukces!

Przygotowanie

- Najgorsze, co możesz zrobić, to zacząć przygotowania od uruchomienia powerpointa - mówi Łukasz Wilczyński, szef agencji Planet PR. - Ja zaczynam od wypisania zagadnień, które chciałbym poruszyć. Kończę z całym biurkiem pełnym karteczek. I wtedy zaczyna się zabawa. Siadasz i zastanawiasz się, jak to pogrupować. Zwykle okazuje się, że całą historię możesz opowiedzieć w kilku kluczowych przekazach. Dopiero wtedy wybierasz narzędzie. Slajdy są ostatnim etapem i rezultatem całego procesu - tłumaczy.

- Prezentacjami rządzi zasada hamburgera - opowiada Tomasz Kozłowski, psycholog i trener z ogromnym doświadczeniem. - Bułka, mięso i bułka. Czyli, jak w szkolnym wypracowaniu, wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Najpierw mówisz, co powiesz, potem mówisz, co masz do powiedzenia, i na końcu jeszcze raz podsumowujesz. Najważniejsze to dobrze zacząć i dobrze skończyć - podkreśla.

Slajdy muszą być na jasnym tle, powinny wykorzystywać nie więcej niż dwie czcionki i nie mają prawa przekraczać sześciu wierszy każdy. Animacje zostaw na inną okazję. Na przykład zaproszenie na imieniny cioci Jadzi. - Kiedy widzę prezentację, w której każdy punkt wjeżdża na ekran przy użyciu innej animacji, skupiam się nie na tym, co ma do powiedzenia mówca, tylko na tym, czy mam w kieszeni aviomarin - krzywi się Wilczyński. - U nas wszyscy przeładowują slajdy danymi - dodaje: - 50 slajdów z setkami cyferek, po 30 sekund każdy, to masakra.

Jeśli przygotowujesz prezentację do pokazania na tablecie, zawrzyj w niej tylko niezbędne dane. Inaczej słuchacze będą gapili się w ekran, a nie patrzyli na ciebie.

1
fot. Macrovector / shutterstock.com fot. Macrovector / shutterstock.com

Ważne wskazówki

Dobry przykład

Slajdy mają być tłem, a nie tekstem wystąpienia. Kiedy Barack Obama wychodził na scenę podczas kampanii, za jego plecami nie było wypunktowanego programu wyborczego. Wystarczyły trzy słowa. "Yes, we can!".

Tak nie rób

Slajdy mają podkreślać, a nie zastępować słowa mówcy. To samo dotyczy zdjęć. Jeśli już zdecydujesz się włączyć je do prezentacji, mają podkreślać to, co mówisz. Jeśli mówisz o tym, że firma zwięk-szyła zatrudnienie o 50 proc., nie pokazuj zdjęcia jednej pani przy biurku!

Dobra rada

Samych liczb nikt nie zapamięta. Ważne jest porównanie. Powiedzieć, że dany kocioł spala tyle i tyle gazu - to nic nie powiedzieć. Ale porównaj go do konkurencji - i wszystko staje się jaśniejsze.

Albo radą nadzorczą, komisją przyznającą granty lub szefami firmy, z którą chcesz podpisać kontrakt.

2
fot. Macrovector / shutterstock.com fot. Macrovector / shutterstock.com

Rozpoznanie

Do kogo mówisz

To kluczowe pytanie. Nie tłumacz sali pełnej doświadczonych programistów, co to jest cloud computing. Nie rzucaj żargonem, kiedy słuchają cię ludzie, którzy trzymają firmową kasę, ale w życiu nie podpięli drukarki. Odrób pracę domową wcześniej i sprawdź, kto będzie cię słuchał. Dostosuj język do odbiorców.

Gdzie mówisz

To niemal równie ważne. - Ja zawsze rozpoznanie sali robię dzień wcześniej. Sprawdzam, gdzie jest światło, gdzie są wtyczki, czy słychać hałasy z sali obok - opowiada Kozłowski. - Jeśli okna wychodzą na zachód, a prezentacja jest późnym popołudniem, z góry wiem, że będzie słabo, bo będzie gorąco i wszystkich będzie oślepiać słońce - mówi.

W takiej sytuacji, jeśli zrobisz rozpoznanie dzień wcześniej, masz szansę na zmianę sali.

Kiedy mówisz

Sesje prezentacji na konferencjach czy na posiedzeniach zarządów mogą trwać nawet kilkanaś-cie godzin. Cokolwiek się stanie - nie narzekaj! Musisz uzbroić się w cierpliwość, żelazne nerwy i... żołądek ze stali. - Najgorsze są prezentacje tuż po obiedzie - mówi Wilczyński. I nie chodzi mu nawet o notorycznie spóźniających się z przerwy słuchaczy. - Ja w takiej sytuacji nigdy nie jem. Zaraz po obiedzie krew odpływa ci z głowy do systemu trawiennego i masz zjazdy. I nie piję herbaty, bo wysusza. A prowadzenie wykładu z suchymi ustami to klęska.

Wiara przenosi góry

Żadna z twoich sztuczek nic nie da, jeśli na scenę wyjdzie człowiek, który absolutnie nie wierzy w to, co mówi. - Najgorsze, co można zrobić, to powiedzieć na wstępie: "właściwie to kolega miał to zaprezentować" - mówi Wilczyński. - Zdarza się i tak, ale jeśli wychodzisz z prezentacją, to znaczy, że wierzysz w to, co mówisz. Tylko ludzie, którzy wierzą w to, co mówią, są przekonujący.

A tylko ludzie, którzy są przekonujący, mogą powalczyć o awans.

Ważne

Kontroluj czas. - Jeśli mam materiał, który wystarczyłby na godzinę, przygotowuję prezentację na 45 minut - mówi Kozłowski. - Zawsze zakładam, że ktoś zada pytanie, ktoś przerwie, że wyłączy się prezentacja - podpowiada. Jeśli prezentacja ma mieć miejsce choćby na posiedzeniu zarządu, warto materiały wysłać z dużym wyprzedzeniem, żeby wszyscy mieli czas się z nimi zapoznać.

3
fot. Macrovector / shutterstock.com fot. Macrovector / shutterstock.com

Showtime

Podczas samej prezentacji najważniejsze jest to, żeby umieć zarządzać sobą samym - mówi Kozłowski. - Przykład: ludzie w stresie nie wiedzą, co robić z rękoma. Zasłaniać genitalia? Głupio wygląda. Spleść ręce na piersi? Często mówi się, niekoniecznie słusznie, że to pozycja sugerująca zamknięcie. Najlepiej jest mieć coś w ręce; świetną zabawką jest długopis, ale najlepszy jest chyba plik papierów. Kilka kartek to wiedza w ręce, facet od razu wygląda na kogoś, kto odnosi się do badań, do faktów - radzi Kozłowski.

Nie trzeba bać się czytania z kartek, choć oczywiście to może być tylko pomoc - dodaje Wilczyński. - Na przykład kiedy chcesz dokładnie przytoczyć cytat. Ale cała prezentacja powinna płynąć z głowy, a nie z kartek czy, nie daj Boże, ze slajdów. Prelegent stojący plecami do sali i próbujący odczytać tekst z projektora - to nie prezentacja, to tragikomedia.

Nie spiesz się, poczekaj, aż sala się uspokoi. Na początku przedstaw się, jeśli choćby część słuchaczy cię nie zna. - Musisz się odrobinę pochwalić, opowiedzieć o swoich osiągnięciach, o tym, na czym się opierasz w swojej prezentacji. Potem ludzie będą się do tego odnosić: facet to wie z ratownictwa, sportów ekstremalnych itd. - opowiada Kozłowski, który sam jest bardzo doświadczonym skoczkiem

spadochronowym. Zawsze miej przygotowany plan B - dodaje. - Na przykład idę do grupy specjalistów z przygotowanym przykładem. Już wyświetlając pierwszy slajd słyszę, że oni go doskonale znają. I co dalej? Wyleciało 15 minut z prezentacji. Trzeba mieć zawsze przynajmniej dwa patenty, dwa przykłady - to jak w ratownictwie górskim, jeśli ratujesz kogoś, musisz mieć dwa razy więcej sprzętu niż normalny wspinacz. Tak samo tutaj musisz mieć dwa razy więcej materiału.

Zostaw na końcu czas na pytania. - Interakcja jest ważna, bo pomaga rozwiać wątpliwości słuchaczy, a skoro słuchają, to prawie na pewno wątpliwości będą mieli - mówi Wilczyński. - Jest też stary, dobry sposób rzeczników prasowych na radzenie sobie z atakami. Jeśli czujesz, że któryś element prezentacji może zostać skrytykowamy, uprzedź atak. Sam komentujesz sprawę, zanim padną naprawdę ostre pytania. Potem każde pytanie to prosta odpowiedź: "przecież już to skomentowałem". I od razu słychać na sali brzęk upadających mieczy.

I kluczowa sprawa: pod żadnym pozorem nie wolno ci przekroczyć przydzielonego czasu. Zostaw zapas na pytania: jeśli odbiorcy będą chcieli posłuchać cię dłużej, ich prawo. Ty nie masz prawa zabierać im więcej czasu, niż ci dali.

Dobry przykład

Zawsze jest ktoś, kto próbuje zburzyć autorytet prelegenta - mówi Kozłowski. - Znajdź na sali osobę, która cię słucha, i mów do niej. Lepiej się poczujesz, widząc zainteresowanie. - Porozmawiaj z kilkoma osobami przed wystąpieniem - dodaje Wilczyński. Potem wyszukaj je wzrokiem na sali, jedną z przodu, jedną tyłu i w środku. Nie są już anonimowe. Publiczności wydaje się, że ogarniasz całą salę, a ty mówisz do tych trzech ludzi.

Tak nie rób

Nie nudź! Znudzony zarząd to zarząd, który będzie chciał, żebyś sobie jak najszybciej poszedł. I niekoniecznie będzie chciał pójść ci na rękę.

Daj sobie spokój z polityką. Nie możesz zakładać, że inni podzielają twoje poglądy, więc lepiej nie ryzykuj obrażenia swoich odbiorców. Humor jest dobry, ale trzymaj się z dala od śliskich tematów

Dobra rada

Prosty, jasny i przejrzysty język to podstawa. Przekaz musi być klarowny, jeśli ma zapaść w pamięć, a o to tu chodzi, prawda? Wystarczy jedno słowo, którego sala nie zrozumie, i cała prezentacja idzie do piachu. Skup się na temacie. Jeśli mówisz o przebudowie systemów informatycznych firmy, nie próbuj jednocześnie przemycić tematu przydziału miejsc parkingowych. Jeśli po prezentacji trzeba podjąć decyzję, jasno opisz wszystkie opcje i ich konsekwencje.

4

Zobacz także:

Savoir-vivre: 10 zasad, jak przeżyć w korporacji

Savoir vivre: gdy szef pożycza na kawę i nie oddaje, savoir vivrefot. Vladimir Gjorgiev / shutterstock.com

5
Więcej na ten temat: poradnik