Bądź panem swojego czasu - to proste!

Wojciech Brzeziński, Polsat News
Uwielbiamy deadline'y, ten świszczący dźwięk, kiedy przelatują obok - pisał Douglas Adams, autor "Autostopem przez galaktykę". Po kilkunastu książkach miał sporo okazji, żeby się tego nasłuchać, ale bycie pisarzem milionerem wiąże się z przywilejami. Jeśli ty przekraczasz deadline, jedyny świst, jaki usłyszysz, to będzie ten, kiedy szef wyrzuci ci za drzwi.
Fot. Przemysław Skrzydło / Agencja Gazeta Fot. Przemysław Skrzydło / Agencja Gazeta

Podstawowe narzędzia

Czasami, rzadko, tracimy panowanie nad czasem z obiektywnych przyczyn. Autobus się popsuł i stanął w polu. Samolot przekierowano na inne lotnisko przez mgłę. Ale - między nami - ile razy takie wypadki się zdarzają? Tak szczerze? Raz na dwa lata? Prawie zawsze największym wrogiem skutecznego gospodarowania czasem jesteśmy my sami.

Na (nie)szczęście problemy z zarządzaniem czasem towarzyszą ludziom od zawsze - tylko po prostu kiedyś czasu do dyspozycji było jakby więcej. Ale skoro problem istniał od dawna, od dawna istnieją sposoby, które mają pomóc go rozwiązać. Już co najmniej od XIX w. starano się naukowo podejść do problemu zarządzania czasem. Rezultat to dziesiątki technik, które mają pomóc opanować chaos i przebić się przez hałdy zaległych spraw.

Masz dwa podstawowe narzędzia do zarządzania czasem. Są całkiem darmowe. Możesz je w każdej chwili otworzyć na komputerze. Pierwsze to kalendarz. Drugie - to lista zadań do wykonania. Te dwie rzeczy w zupełności wystarczą do tego, żeby z przywalonego obowiązkami zombi zmienić się w prawdziwego ninję zarządzania czasem. Musisz tylko wiedzieć, jak z nich korzystać.

1
Fot. domena publiczna Fot. domena publiczna

Technika Eisenhowera

"Są dwa rodzaje problemów: ważne i pilne. Pilne rzadko są ważne, a ważne nigdy nie są pilne" mawiał prezydent Dwight Eisenhower - i według tej polityki prowadził swoje życie. (choć można dyskutować o tym, czy na przykład pożar domu nie jest jednocześnie i "pilny", i "ważny").

Sztuka polega na rozpisaniu wszystkich zadań w kwadracie podzielonym na cztery pola, tzw. matrycy decyzyjnej Eisenhowera. Zadania, które są ważne i pilne, musisz zrobić natychmiast, osobiście. To wszelkiego rodzaju kryzysy, mijające deadline'y i inne problemy. Zadania ważne, choć niepilne, też załatw sam: wyznacz koniecznie datę ich zamknięcia, a wkrótce przed jej upływem przenieś zadania do rubryczki ważne/czynności wybijające cię z rytmu: jeśli masz możliwość, przekaż do zrobienia komu innemu. I wreszcie ostatnia rubryczka: nieważne/niepilne: to wszystkie czasozjadacze, które tak naprawdę możesz sobie zupełnie odpuścić.

Warto spróbować. Eisenhower chyba wiedział, co robi, w końcu jako generał wygrał II wojnę światową.

2
Fot. Shutterstock Fot. Shutterstock

Technika czterech żywiołów

Na pierwszy rzut oka trochę trąci New Age'em, ale podobno jest bardzo skuteczna. Odwołuje się do starożytnej Grecji, gdzie cały świat starano się sklasyfikować według czterech żywiołów, które miały się składać na wszystko wokół: ogień, wodę, powietrze i ziemię. Tutaj te żywioły służą do klasyfikowania poszczególnych zadań i układania ich w zróżnicowany, harmonijny system obejmujący nie tylko pracę.

- Zadania "ziemi" - ziemia to podstawa, na której buduje się wszystko inne. I tak te zadania to te nieco nudne, ale najbardziej podstawowe: sen, jedzenie, higiena.
- Zadania "ognia" - ogień to kreatywność, która rozgrzewa i wzbogaca. Obejmuje wszystkie czynności, które inspirują, nadają spontaniczności i dynamiki: praca nad nowymi pomysłami, projektami, podejmowanie ryzyka, innowacja. Wykorzystywanie i rozbudowywanie własnego potencjału.
- Zadania "powietrza" - powietrze ma budzić skojarzenia z górnolotnością, bujaniem w obłokach czy ogólniej - myśleniem. Czyli w tym przypadku: ustalanie celów, planowanie, rozwiązywanie problemów, analiza czy nauka. A także odnowa i relaks. To czas na zmianę biegu na niższy, na odpoczynek i wyluzowanie.
- Zadania "wody" - to współpraca, budowanie związków, networking. Usystematyzowanie tego elementu życia jest niezwykle ważne, bo to on potencjalnie może pochłonąć najwięcej czasu.

System zakłada, że zdrowy, produktywny dzień powinien składać się w 25% z każdego z czterech "żywiołów", między którymi powinniśmy "przeskakiwać", kiedy tylko poczujemy się znużeni jednym rodzajem aktywności. W efekcie dzień ma być mieszanką wszystkich czterech typów aktywności.

3
Fot. Shutterstock Fot. Shutterstock

Technika pomodoro

Chyba najmodniejsza technika zarządzania czasem, wymaga kartki, ołówka i zegarka z alarmem albo kuchennego odmierzacza czasu. Dzień zaczynasz od sporządzenia listy zadań, a potem... po prostu wykonujesz je w kolejności od najważniejszego. Ustawiasz jednocześnie zegar na 25 minut . Po upływie tego czasu robisz sobie krótką, 3-5-minutową przerwę i zaznaczasz jeden "haczyk" na kartce. Po odliczeniu czterech "haczyków" robisz przerwę półgodzinną i zaczynasz od nowa. Jeśli w trakcie pracy coś cię rozproszy albo wpadnie ci do głowy pomysł niezwiązany z zadaniem bieżącym, odnotuj go i wróć do niego w przerwie albo w następnym segmencie czasu. Poszczególnych 25-minutowych segmentów nie wolno dzielić ani rozdrabniać.

Technika ma zdaniem swoich zwolenników kilka zalet. Po pierwsze, ułatwia już na początku rozeznanie w tym, ile czasu zajmą kolejne zadania. Po drugie, częste przerwy pomagają w koncentracji. Po trzecie, odnotowywanie kolejnych ukończonych zadań dodaje motywacji i poprawia morale. Wreszcie: ustalenie limitu czasowego na wykonanie zadań motywuje, bo wiesz, że musisz się zmieścić w wydzielonym "oknie" albo będziesz musiał poświęcić któreś z kolejnych zadań.

4
Źródło: Shutterstock Źródło: Shutterstock

Analiza pareto

Założenie jest proste: 80 procent zadań możesz wykonać w 20 procent dostępnego czasu. Pozostałe 20 procent zadań zajmie ci 80 procent czasu. Dzielisz zadania na dwie kupki, a wszystkie zadania, które pasują do kategorii pierwszej, rozwiązujesz najpierw, żeby zmaksymalizować swoją produktywność. Do tego, jeśli masz dwa sposoby na uzyskanie tego samego rezultatu, wybierz ten, który zajmie ci mniej czasu, np. wyślij e-mail zamiast wydzwaniać za kimś, kto nie odbiera telefonu.

5
Fot. Mateusz Skwarczek / Agencja Gazeta Fot. Mateusz Skwarczek / Agencja Gazeta

Ile ludzi - tyle technik

Istnieją tysiące innych technik, ale większość z nich to wariacja na temat tych pomysłów. Wszystkim towarzyszy to samo założenie: jeśli przytłacza cię nadmiar obowiązków, to znaczy, że po prostu nie potrafisz ustawić właściwych priorytetów. To lista "do zrobienia" i jej właściwe uporządkowanie, a następnie nałogowe, kompulsywne "odhaczanie" kolejnych punktów jest sposobem na efektywność. A po co ci efektywność? Na przykład po to, żebyś nie musiał siedzieć w domu i myśleć o pracy. Albo żebyś mógł spędzić więcej czasu z rodziną czy z kumplami. Tam żadnych rubryczek trzymać się nie musisz. Chyba że chcesz.

Jest stare powiedzenie: "co masz zrobić dzisiaj, zrób jutro". Tyle że to głupie powiedzenie. Bo w ten sposób i szef się wkurzy, i ty będziesz miał zmarnowane nerwami popołudnie. Zrób to dzisiaj. Tylko sobie dobrze wszystko najpierw zaplanuj.

6
Fot. Shutterstock Fot. Shutterstock

8 złotych zasad zarządzania czasem

1. Każdego ranka wyznacz pół godziny na zaplanowanie dnia. Wypisz zadania, ustal priorytety. Skoryguj w razie potrzeby po przyjściu do pracy, ale trzymaj się ogólnych założeń.

2. Weź pod uwagę czas, który poświęcisz na czynniki rozpraszające. Masz jak w banku, że w którymś momencie zadzwoni telefon czy wpadnie szef z pytaniem. Daj sobie pole manewru, 2-3 dodatkowe minuty na załatwienie nieoczekiwanych spraw. Inaczej możesz poczuć, że plan dnia wymyka ci się z rąk.

3. Wbij sobie do głowy, że nie musisz natychmiast odpowiadać na każdy telefon czy e-mail. Wyznacz czas na odpowiadanie na wiadomości. Inaczej każdy sygnał SMS wybije cię z rytmu.

4. Wyznaczaj przy każdym zadaniu nieprzekraczalny czas ukończenia. Inaczej pierdoły będą wisieć nad twoją głową godzinami. Zapisuj te terminy na liście "do zrobienia"

5. Przed zebraniem czy rozmową telefoniczną ustal, czego konkretnie oczekujesz po danej rozmowie, jakie informacje usiłujesz uzyskać. Po rozmowie zastanów się, czy osiągnąłeś cel. To pozwoli ci przystąpić do rozmowy czy spotkania w skupieniu i z pełną świadomością celu.

6. Jeśli możesz, przekazuj innym czynności, których nie musisz wykonywać i które nie są dla ciebie gardłową sprawą. To szczególnie ważne dla menedżerów, którzy mają nawyk kontrolowania wszystkiego.

7. Grupuj podobne zadania w bloki. Jeśli masz kilka telefonów do wykonania, załatw je jednym ciągiem, inaczej będą rozbijały twój rytm dnia.

8. Nie marnuj czasu na zebraniach. Ustaliliście wszystko, dowiedziałeś się, czego chciałeś? Koniec zebrania, do roboty. No, chyba że zebranie zwołał szef. Wtedy tego nie przeskoczysz.

7
Fot. Shutterstock Fot. Shutterstock

Niezbędnik

Żeby pomóc sobie w organizacji czasu, warto zainwestować w kilka drobiazgów - i pilnować się, by z nich korzystać:

1. Kalendarz: absolutna podstawa, bez względu na to, czy prowadzisz go w aplikacji, czy w wersji papierowej. Aplikacje mają tę zaletę, że same mogą przypominać ci o planowanych sprawach, ale z drugiej strony badania wykazały, że sam akt zapisywania czegoś na papierze lepiej utrwala go w pamięci.
2. Lista zadań: zorganizowana według miesiąca, tygodnia i dnia, z priorytetami przydzielonymi poszczególnym zadaniom zgodnie z wybraną techniką zarządzania czasem.
3. Lista planowanych telefonów: zapisuj wszystko, o czym koniecznie musisz z kimś porozmawiać. Inaczej łatwo zapomnieć o naprawdę ważnych sprawach albo odłożysz je ad acta. Masz zestaw głośnomówiący w aucie? Spróbuj "wyzerować" tę listę w drodze do pracy albo do domu.

8
Fot. Shutterstock Fot. Shutterstock

Podsumowując

Najważniejszy problem z zarządzaniem czasem to brak... szacunku - uważa Robby Slaughter z firmy consultingowej Accelawork. - Spóźniamy się na spotkania, bo wiemy, że nam to ujdzie płazem. Nie oddzwaniamy, bo wiemy, że ten ktoś zadzwoni jeszcze raz. Menedżerowie, którzy prowadzą politykę "otwartych drzwi", co chwila są bombardowani trywialnymi pytaniami i wybijani z koncentracji. A pracownicy muszą odpowiadać na e-maile i wiadomości natychmiast, nawet po pracy, więc nie mogą odzyskać sił i zająć się rodziną. Tymczasem szacunek dla czasu swojego i innych to najlepsza technika zarządzania czasem swoim i innych.

Odkładanie wszystkiego na później to zło straszliwe - łapie się za głowę Bartek, analityk z dużego banku w Krakowie. - Zdarzały mi się koszmary, że nie zdążę z robotą przez to, że cały dzień zajmowałem się pierdołami. Budziłem się zlany potem i przysięgałem sobie: nigdy więcej fejsbunia, insta, snapchata i tindera!

9
Więcej na ten temat: czas, praca